Praca zdalna i hybrydowa: kluczowe regulacje w polskim Kodeksie pracy

Od 7 kwietnia 2023 roku praca zdalna i praca hybrydowa zostały na stałe wpisane do polskiego Kodeksu pracy. Nowe przepisy wprowadzają szereg istotnych zmian, które mają na celu uregulowanie tych elastycznych form zatrudnienia, zapewniając bezpieczeństwo zarówno pracownikom, jak i pracodawcom. Znajomość tych regulacji jest kluczowa dla prawidłowego funkcjonowania na rynku pracy.

Definicje i podstawowe zasady pracy zdalnej

Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła dwie kluczowe definicje. Praca zdalna to wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Z kolei praca hybrydowa to nic innego jak połączenie pracy zdalnej z pracą wykonywaną w tradycyjnej formie, czyli w siedzibie firmy.

Podstawową zasadą jest to, że praca zdalna może być wykonywana na podstawie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem, polecenia pracodawcy (w szczególnych przypadkach) lub w ramach regulaminu pracy zdalnej. Ważne jest, aby wszelkie ustalenia dotyczące tej formy zatrudnienia były jasno sformułowane i pisemne.

Ustalenia dotyczące warunków pracy zdalnej

Kluczowym elementem nowelizacji jest sposób ustalania warunków wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca i pracownik mogą zawrzeć porozumienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej, które może określać m.in. zasady pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną, sposób komunikacji, kontrolę wykonywania pracy czy korzystanie ze sprzętu pracodawcy.

W przypadku, gdy praca zdalna jest wykonywana na podstawie polecenia pracodawcy, pracownik musi mieć możliwość odmowy jej wykonania, jeśli jego stan zdrowia nie pozwala na pracę zdalną. Pracodawca w takim przypadku musi zapewnić pracownikowi wykonywanie pracy w dotychczasowej formie.

Ekwiwalent pieniężny za pracę zdalną

Jednym z najważniejszych aspektów nowych przepisów jest ekwiwalent pieniężny za pracę zdalną. Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia pracownikowi narzędzi pracy i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także do pokrycia kosztów związanych z używaniem prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych.

Wysokość ekwiwalentu powinna być ustalona w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu pracodawcy i powinna odzwierciedlać koszty ponoszone przez pracownika związane z pracą zdalną, takie jak np. koszty energii elektrycznej czy dostępu do internetu. Istotne jest, że ekwiwalent ten nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu.

Bezpieczeństwo i higiena pracy przy pracy zdalnej

Choć praca zdalna oferuje elastyczność, pracodawca nadal ponosi odpowiedzialność za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Oznacza to, że pracodawca musi zadbać o to, aby pracownik posiadał odpowiednie warunki w miejscu wykonywania pracy zdalnej, które nie będą zagrażały jego zdrowiu i bezpieczeństwu.

Pracodawca ma prawo do kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, w tym do kontroli warunków i sposobu jej wykonywania. Kontrola ta powinna być jednak przeprowadzana w sposób nienaruszający prywatności pracownika i z poszanowaniem jego dóbr osobistych.

Obowiązki pracownika przy pracy zdalnej

Pracownik wykonujący pracę zdalną również ma swoje obowiązki. Do najważniejszych należy zapewnienie odpowiednich warunków do pracy, dbałość o sprzęt powierzony przez pracodawcę oraz przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracownik powinien również zachować ład i porządek w miejscu pracy zdalnej.

Ważnym aspektem jest również komunikacja z pracodawcą i współpracownikami. Pracownik zdalny powinien być dostępny w ustalonych godzinach pracy i utrzymywać regularny kontakt z zespołem, aby zapewnić płynność procesów i efektywną współpracę.

Praca hybrydowa – połączenie elastyczności i tradycji

Praca hybrydowa, będąca połączeniem pracy zdalnej z pracą stacjonarną, zyskuje na popularności. Nowe przepisy Kodeksu pracy w sposób jasny regulują również tę formę zatrudnienia. Kluczowe jest tu indywidualne ustalenie harmonogramu pracy pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, które może uwzględniać zarówno dni pracy z domu, jak i dni pracy w biurze.

Taka forma zatrudnienia pozwala pracownikom cieszyć się większą elastycznością i lepszym balansem między życiem zawodowym a prywatnym, jednocześnie umożliwiając pracodawcom utrzymanie silnej kultury organizacyjnej i efektywnej współpracy zespołowej. Regulacje dotyczące pracy zdalnej, w tym kwestie ekwiwalentu i BHP, w dużej mierze dotyczą również pracowników wykonujących pracę w modelu hybrydowym w dniach pracy zdalnej.